Les flottes "grises" ont leur nom pour une raison. Il s'agit de zones de responsabilité obscures. Votre entreprise ne possède pas les véhicules, vous ne savez donc pas grand-chose des trajets. Il est facile de les ignorer.
Mais une flotte grise signifie que les employés conduisent pour le compte de l'entreprise, ce qui la met en danger. Aux États-Unis, l'OSHA estime que les accidents de la route coûtent 60 milliards de dollars par an aux employeurs.
Si vous avez des employés qui conduisent pour le travail, qu'il s'agisse de livraisons rapides ou de visites régulières chez des clients, vous devez avoir des politiques pour votre flotte grise. Voici cinq domaines à couvrir.
1) Attribuer la supervision
S'assurer que quelqu'un gère votre flotte grise est la première étape pour garantir qu'elle ne sera pas négligée. Un membre des ressources humaines ou du service de santé et de sécurité devrait être chargé d'élaborer et de soutenir les politiques. Cette personne peut également suivre et gérer les coûts, mesurer l'efficacité du programme et maximiser la productivité..
2) Récolter des données - sur les trajets, les distances et les chauffeurs mêmes
Avant même de développer votre politique, vous bénéficierez de la récolte des données sur le nombre de kilomètres parcourus par vos employés. Combien d'employés conduisent chaque jour ? Quand ils conduisent, quelle distance parcourent-ils ?
La distance parcourue aide à déterminer si vous souhaitez rembourser la consommation de carburant ou fournir des voitures de location. Chaque employé peut enregistrer le kilométrage de chaque déplacement ou, mieux encore, vous pouvez utiliser une application de comportement du conducteur comme iDriveAware pour automatiser les données. iDriveAware suit les déplacements individuels par le biais du smartphone de l'employé et fournit ces données dans un logiciel basé sur le cloud que vous pouvez examiner.
Les données sur le comportement des conducteurs vous aident à évaluer la plus grande menace pour la sécurité de la flotte grise : les conducteurs eux-mêmes. Des applications comme iDriveAware enregistrent toute distraction au volant pendant chaque trajet, et mesurent d'autres aspects du comportement du conducteur qui vous alertent sur des incidents potentiels.
3) Développer une politique écrite
Votre entreprise doit avoir une politique officielle concernant les déplacements professionnels et l'utilisation de son propre véhicule ou d'un véhicule de location. Vous devrez couvrir deux grands domaines : le véhicule et le conducteur.
Pour le véhicule, vous pouvez identifier les normes de sécurité minimales telles que l'âge, le kilométrage et la présence de caractéristiques comme les airbags. Vous pouvez inclure une liste de contrôle du véhicule avant chaque voyage, comprenant des éléments tels que le carburant, les pneus, les feux, l'huile, etc. Enfin, vous voudrez couvrir la sécurité à l'intérieur du véhicule, en vous assurant par exemple que les outils et l'équipement sont bien fixés et que les ceintures de sécurité sont bouclées.
Les conducteurs doivent également répondre à des exigences minimales. Il s'agit notamment d'un permis de conduire valide, d'un dossier de conduite vierge et d'une assurance appropriée couvrant l'usage professionnel. Les politiques doivent également couvrir le comportement des conducteurs et les attentes en matière de sécurité. Les conducteurs sont exposés à la fatigue, aux facultés affaiblies et, bien sûr, à la distraction au volant.
Les conducteurs qui utilisent un téléphone portable ont quatre fois plus de risque d’avoir un accident que ceux qui n'en utilisent pas, qu'ils aient les mains libres ou non. Les politiques devraient non seulement préconiser la tolérance zéro, mais aussi fournir des lignes directrices soutenues par l'entreprise pour des solutions de rechange - par exemple, ne pas être censé prendre des appels professionnels en voyage et rester à l'hôtel si quelqu'un est trop fatigué pour conduire.
4) Évaluer et réduire les risques - ne pas attendre les incidents
Prévenir les incidents coûte beaucoup moins cher que de les indemniser. Vous pouvez d'abord atténuer les risques en vérifiant les antécédents des employés en matière de conduite. Un pourcentage stupéfiant de 90 % des accidents de la route est dû à une erreur humaine.
Si la conduite fait officiellement partie de la description d'un poste, vous vérifierez probablement le dossier de conduite avant l'embauche. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez rencontrer des situations où des employés conduisent pour le travail et où vous n'avez pas vérifié leur dossier de conduite.
Si vous trouvez un dossier problématique, vous pouvez commencer par discuter de la question avec l'employé. Vous pouvez recommander des cours ou des tests pour améliorer son comportement au volant.
Les dossiers de conduite, cependant, ne rapportent les incidents qu'après qu'ils se soient produits. La meilleure solution consiste à évaluer le comportement des conducteurs à chaque fois qu'ils prennent le volant. L'application iDriveAware mesure la vitesse, le freinage, les virages, les freinages brusques et d'autres actions pour chaque trajet.
5) Communiquez régulièrement avec vos conducteurs
Les informations sur le comportement réel de vos conducteurs vous aident à soutenir un programme de sécurité efficace parce qu'il est spécialisé pour votre entreprise. Vous pouvez donner des conseils aux conducteurs, atténuer les problèmes de trajet et récompenser les bons comportements.
Par exemple, un client d'iDriveAware a constaté que les scores de ses conducteurs avaient tendance à diminuer en fin de journée, le jeudi et le vendredi, à l'approche du week-end. Ils ont été en mesure de répondre à cette connaissance avec des rappels du jeudi sur les habitudes de conduite sécuritaire.
iDriveAware vous permet de diffuser des messages directement sur les téléphones. En cas d'alerte météo ou d'accident affectant le trafic, vous pouvez alerter vos employés et ainsi les aider à modifier leurs plans de déplacement plutôt que d'augmenter la probabilité d'un incident.
En adoptant une approche de type carotte contre bâton, vous pouvez également récompenser fréquemment les bons comportements de conduite lorsque vous disposez de données régulières. Des prix hebdomadaires ou mensuels stimulent les employés et font en sorte qu'ils prêtent attention à leurs scores de conduite. iDriveAware compare chaque conducteur aux autres dans l'entreprise et motive les gens à s'améliorer.
La conduite automobile est l'activité la plus dangereuse pour les employés. Elle est à l'origine de 41 % des accidents mortels sur le lieu de travail. En veillant à ce que votre programme de sécurité couvre les flottes grises, vous protégerez vos employés et votre entreprise - et éviterez les coûts élevés de la négligence.